Cómo mejorar la productividad al trabajar desde casa: consejos, trucos y herramientas
¿Trabajas desde casa, pero sientes que no consigues concentrarte, o que tu productividad ya no es la que era? Es algo bastante normal, especialmente cuando tienes a la familia en casa.
He trabajado desde casa más de 10 años, en intervalos de tiempo diferentes, primero sin niños y ahora con 2 churumbeles correteando por casa. Todos esto me ha permitido hacer mucho ensayo y error hasta llegar a los siguientes principios para mejorar la productividad al trabajar desde casa.
12 consejos y trucos para mejorar la productividad al trabajar desde casa
1. Crea un espacio de trabajo dedicado
Es fundamental establecer un espacio de trabajo dedicado en casa de forma que estés cómodo y tengas a mano todo lo que necesitas para trabajar. Busca un lugar tranquilo y libre de distracciones donde montarte una oficina que te permita concentrarte plenamente en tus tareas.
Asegúrate de elegir una silla ergonómica y un escritorio adecuados a tu fisionomía para mantener una postura cómoda y ergonómica mientras trabajas. Hay un montón de accesorios y periféricos que pueden hacer tu vida más fácil.
2. Mantente organizado
Al no tener compañeros de oficina, puede que no te sientas obligado a mantener tu escritorio y estantes ordenados. Sin embargo, esto puede afectar mucho a tu productividad y también a tu estado de ánimo, ya que trabajar rodeado de caos es muy desesperante.
Aprende cómo organizar tu oficina en casa para mantener tu espacio agradable, despejado y ordenado, de forma que te resulte más atractivo y fácil trabajar desde casa.
3. Acordad juntos un horario
Cuando no tienes que ir a una oficina, mantener un horario y un calendario estrictos es clave para mantener la productividad.
Sin embargo, establecer esos horarios no suele depender sólo de ti. Si tienes hijos y/o pareja, tendréis que llegar a un acuerdo para coordinar vuestros diferentes horarios, ya sea para contratar a una canguro, coordinaros para preparar las comidas, etc.
Una vez establecidos los horarios de trabajo, es muy importante que todos los respetéis, ya que volver a la cama o ver una serie a mitad del día puede ser muy tentador.
Del mismo modo, si tienes mascotas, asegúrate de prestarles la atención que necesitan antes o después de la jornada laboral para evitar distraerlas.
4. Mantén horarios de trabajo similares a los de una oficina
Es fácil quemarse trabajando en casa, pensando que puedes sacar más horas de trabajo por día.
No caigas en esa trampa.
Yo te recomiendo diseñar una rutina diaria realista, de unas 8 horas de trabajo, que incluya tiempo para comer y momentos de descanso, ocio o ejercicio.
Mantener un horario lo más similar al de una oficina te ayuda mantener una delimitación clara entre la vida laboral y personal, porque trabajando desde casa es muy fácil que se entremezclen.
5. Haz pausas frecuentes
Al no tener distracciones como en una oficina, a veces puedes pasar varias horas sin parar ni levantarte de la silla, lo que no es bueno para tu salud física y mental a largo plazo.
Para obligarse a hacer pausas recurrentes, mantener un ritmo constante y evitar la procrastinación, existen técnicas de gestión del tiempo como el método Pomodoro, que aboga por trabajar en intervalos de tiempo concretos (normalmente 25 o 50 minutos) seguidos de pausas breves (5 o 10 minutos).
Personalmente, hago mi propia adaptación del método Pomodoro, con 3 o 4 bloques grandes de tiempo por día (de 1, 2 o 3 horas), asignados a diferentes tareas. Cinco minutos antes de cada cambio de bloque, recibo un recordatorio para tomarme un descanso y empezar mentalmente centrado en el siguiente.
6. Utiliza herramientas de colaboración en línea
Las herramientas de colaboración en línea son esenciales para facilitar la comunicación y el trabajo en equipo. Hoy en día la velocidad de internet y la calidad de las comunicaciones permiten mantener una comunicación e intercambio de archivos prácticamente inmediato, en la mayoría de los casos.
Puedes utilizar apps y plataformas como Slack, Microsoft Teams, Zoom, Google Meet o Google Chat, para mantenerte al día con tus colegas, compartir archivos y coordinar proyectos.
Es algo que hoy en día suena algo obvio, pero es importante que tengas una conexión de internet con una buena velocidad, para que puedas compartir archivos lo más rápido posible.
7. Evita las distracciones
Si trabajas frente a un ordenador, evita las distracciones y tentaciones que te puedan hacer perder el tiempo. Quita de tu vista cualquier app o pestaña de navegador abierta con redes sociales, sites de noticias o juegos.
A mí me gusta usar con los modos de concentración de Apple, pero existen múltiples aplicaciones y extensiones que bloquean sitios no relacionados con tu trabajo cuando es necesario.
Si tienes una consola de videojuegos o televisión en el mismo espacio donde trabajas, es mejor mantener el mando fuera de tu alcance para evitar tentaciones.
8. Establece metas, objetivos y tareas claras para cada día
Para mantener la motivación y el enfoque cada día, es crucial establecer metas y objetivos claros para cada jornada de trabajo, especialmente si no trabajas para una empresa que te los vaya marcando.
Divide tus tareas en tareas más pequeñas y alcanzables que te permitan medir tu progreso y mantenerte enfocado en tus logros. Si no tienes una forma de medir el progreso de tus acciones, es fácil caer en la desmotivación.
Personalmente, utilizo una combinación de Apple Calendar y Things (macOS / iOS) o Any.do (macOS / Windows / iOS / Android) y luego tengo organizado el progreso de mis proyectos en Notion.
9. Practica pausas activas y ejercicio físico
El sedentarismo es uno de los principales desencadenantes de otros problemas de salud, como la obesidad, la hipertensión arterial, la osteoporosis, el cáncer de mama y de colon, entre otros.
Más arriba, indiqué que es importante planificar pausas frecuentes en tu día a día. Pues bien, aprovecha los descansos de 5 o 10 minutos para estirar tu cuerpo y descansar la vista de las pantallas.
Para mantener cuerpo y tu mente en óptimas condiciones, te recomiendo asignar varios intervalos de tiempo por semana para hacer ejercicio físico, aunque sean solo 15 o 30 minutos en casa, el gimnasio o al aire libre.
10. Revisa tu correo y mensajes en momentos puntuales
Si tu trabajo no implica responder inmediatamente a correos y mensajes, lo más productivo es que programes las notificaciones dentro de un horario concreto o que directamente apagues la app hasta ese momento.
Por ejemplo, en mi caso, suelo programar 3 momentos para revisar el correo a lo largo del día y 2 momentos para redes sociales, al principio y al final de la jornada laboral.
11. Planifica tus comidas
Cuando trabajas desde casa, no siempre puedes salir a comer al restaurante de la esquina, y mucho menos comprar algo de la máquina expendedora, como podrías hacer en una oficina.
Si prefieres preparar la comida en la pausa del almuerzo, calcula unos 20 a 40 minutos extra para dicha pausa. Aunque si quieres ser más productivo, puedes dejar preparada la comida del día la noche anterior, para que solo tengas que calentarla.
También hay quien prepara toda la comida de la semana durante el fin de semana y la envasa en recipientes que luego guarda en el frigorífico o la congela, dependiendo de lo cerca que esté la fecha de consumirla.
12. Evalúa y ajusta constantemente
Cada individuo es diferente, por lo que es importante evaluar regularmente tus hábitos de trabajo desde casa y ajustar las estrategias que no te funcionen. Mantente abierto a realizar cambios que mejoren tu productividad y bienestar general.
Recuerda que tus circunstancias cambiarán a lo largo del tiempo y, por tanto, mantener y mejorar la productividad al trabajar desde casa requiere un proceso de adaptación y evolución constante.
