Cómo organizar una oficina en casa en 3 pasos: crea un espacio productivo y armonioso
Aprender cómo organizar una oficina en casa y, sobre todo, como mantenerla organizada, puede marcar la diferencia entre un entorno productivo y uno caótico. Lo sé bien, porque he trabajado desde mi oficina en casa un total de más de 10 años y si no siguiera ciertas pautas de organización habría sido imposible.
Desde como organizar el entorno de tu oficina en casa hasta cómo organizas tus documentos y tu escritorio, en esta guía te ayudaré a entender cómo crear un espacio funcional, agradable y ordenado que impulse tu productividad sin que te suponga un gran esfuerzo en tu día a día.
1. Cómo organizar el entorno de tu oficina en casa
La organización de tu oficina en casa empieza por el entorno. Por eso es importante tener en cuenta dónde colocamos nuestra oficina y qué elementos del entorno que pueden causarnos distracciones o dificultar nuestra organización del día a día.
Encuentra el espacio adecuado
El paso previo para organizar una oficina en casa de forma exitosa es haber seleccionado el espacio adecuado, como explico en mi artículo sobre cómo montar una oficina en casa. Resumiendo mucho, encuentra un lugar tranquilo, alejado de distracciones, con suficiente luz natural y bien ventilado.
Intenta establecer un área específica en tu hogar para ser utilizada exclusivamente como oficina que te permita centrarte mejor en tu trabajo y minimizar las distracciones domésticas. Evita en la medida de lo posible trabajar desde la sala de estar o la habitación, ya que estos espacios suelen estar asociados con actividades de ocio y relajación.
Asegúrate de que el espacio sea lo suficientemente grande para albergar los muebles y accesorios que necesitas para tu trabajo y algunos elementos decorativos que te permitan personalizar el espacio. La comodidad es clave para mejorar tu rendimiento y concentración.
Elimina distracciones innecesarias
Identifica y aparta de tu entorno los objetos que no estén relacionados con tu trabajo y que podrían distraerte, como objetos personales llamativos, juguetes o dispositivos electrónicos que no necesites mientras trabajas.
No pasa nada si tienes algunos elementos decorativos que te ayuden a personalizar tu espacio y sentirte más a gusto, pero si ves que te distraen, mantén solo los elementos esenciales para tu trabajo.
2. Cómo organizar tu escritorio
Mantén en tu escritorio de trabajo solo las herramientas y materiales que utilices con frecuencia a lo largo de tu jornada laboral. Al tener solo lo esencial a mano, te puedes centrar mejor en las tareas prioritarias y reducir las posibilidades de distraerte o perder el tiempo buscando cosas que necesitas.
Por ejemplo, algo tan simple como tener a mano un bolígrafo y una libreta, te permite anotar ideas importantes o tomar notas durante una llamada. Sin embargo, tener los mandos de la consola sobre tu escritorio o en un cajón que uses con frecuencia, son una invitación constante a dejar de trabajar y ponerte a jugar, así que mejor guardarlos en otro sitio.
Ten a mano las cosas que usas en el día a día de tu trabajo, guarda las que no.
Del mismo modo, guarda las cosas que no utilices con frecuencia para mantener un entorno de trabajo ordenado y libre de distracciones. Al mantener una división clara entre lo que necesitas tener a mano y lo que no, logras una mayor eficiencia en tu flujo de trabajo.
Elige un escritorio que facilite la organización
En gran parte, el escritorio que elijas te va a facilitar más o menos tu organización. Un escritorio con estantes y cajones es más fácil de mantener organizado que uno sin ellos. Sin embargo, no todos tenemos las mismas necesidades ni los mismos gustos, por lo que te recomiendo echar un vistazo a mi guía sobre cómo elegir un escritorio.
Usa accesorios que te faciliten tu organización
Teclado y ratón inalámbrico
Usar un teclado y un ratón inalámbrico va a despejar tu mesa al instante. Atrás quedaron los teclados con pilas o cuya conexión con el ordenador se cortaba con frecuencia. Los buenos teclados y ratones inalámbricos se cargan por USB en apenas unos minutos y pueden pasar semanas o meses hasta volver a necesitar una recarga.
Soporte para portátil
Algunos soportes para portátiles dejan un espacio bajo el computador que resulta muy práctico para guardar el teclado, el ratón o una tableta gráfica, por ejemplo. Además, los hay que permiten recoger los cables del ordenador por la parte trasera para que no queden a la vista. Hecha un vistazo a los mejores en mi guía sobre los mejores soportes para portátiles.
Soporte para monitor
Hay dos tipos de soportes para monitores, y cada uno tiene sus ventajas en lo que a organización del escritorio se refiere:
- Soporte brazo para monitor: que se anclan a la mesa del escritorio y utilizan un sistema de anclaje VESA para elevar el monitor. Su principal ventaja es que como el monitor ya no necesita apoyarse sobre su base, deja de ocupar espacio en el escritorio.
- Soporte elevador de monitor: Son soportes que se asemejan a una pequeña bandeja o mesa que se coloca sobre el escritorio. Elevan el monitor sobre la mesa dejando un hueco en la parte inferior del soporte, el cual resulta muy práctico para esconder el ratón, el teclado, etc. algunos incluso incluyen cajones y soportes para el móvil.
Soporte para el móvil
¿Cuántas veces estás trabajando, necesitas usar tu móvil y no encuentras dónde está porque ha quedado enterrado bajo tus documentos o dentro de un cajón? Tener un soporte específico para colocarlo te ayudará a tenerlo siempre a mano, no perderte notificaciones importantes y protegerlo de posibles accidentes domésticos. Además, algunos soportes también tienen conexiones para cargar tu teléfono si lo deseas.
Monitor adecuado
Algunas veces veo personas con 2, 3 e incluso más monitores en su escritorio, cuando en muchas ocasiones sus necesidades de espacio en pantalla se podrían resolver con un solo monitor de gran tamaño, un monitor panorámico o un monitor vertical como el que puedes encontrar en esta guía de los mejores monitores LG.
Silla de oficina que se pueda guardar
Cuando tienes poco espacio para tu escritorio, resulta especialmente práctico tener una silla cuyos reposabrazos se puedan bajar o plegar para poder encajarla en el escritorio. Te dejo varias opciones en mi guía sobre las mejores sillas de escritorio.
Bote de lápices
Es un accesorio tan obvio que muchas veces lo pasamos por alto, así que he decidido incluirlo. Mantener los lápices y bolígrafos en un bote es mucho más práctico y limpio que guardarlos en los cajones y estantes, donde pueden deslizarse, ensuciar documentos, etc.
Una papelera
Cada vez que necesitas deshacerte de documentos inservibles y no tienes una papelera a mano, acaban ocupando algún rincón de tu escritorio, corriendo el riesgo de mezclarse con otros documentos. Tener una papelera junto a tu escritorio te ayuda a mantenerlo libre de documentos desechables en todo momento.
3. Cómo organizar tus documentos
Pensar de antemano en sistema de organización efectivo te ayudará a mantener tu oficina en casa ordenada y facilitará el acceso a tus documentos:
Utiliza bandejas y organizadores
Las bandejas y organizadores son herramientas útiles para mantener tu escritorio ordenado. Utiliza bandejas de entrada y salida para gestionar la documentación entrante y saliente que manejes en el día a día. Asimismo, emplea organizadores de escritorio para guardar bolígrafos, clips, notas adhesivas y otros suministros pequeños. Mantén estos elementos al alcance de tu mano para ahorrar tiempo y evitar la acumulación de desorden.
Digitaliza el mayor número posible de documentos para archivar
Considera la posibilidad de digitalizar todos los documentos que no necesites entregar físicamente en algún momento. Esto acostumbra a reducir enormemente el volumen de desorden de tu oficina.
Utiliza un escáner o una aplicación móvil como Apple Notes para convertir tus documentos en formato digital y almacénalos en una carpeta organizada en tu computadora o en la nube. Piensa en qué estructura de carpetas y nombres de archivos vas a usar antes de empezar a guardarlos.
Recuerda hacer copias de seguridad regularmente para evitar pérdidas de datos.
Identifica y clasifica tus documentos físicos
Utiliza archivadores, carpetas y etiquetas para clasificar y organizar de manera sistemática los documentos para archivar que necesitas mantener impresos y, por tanto, no has podido digitalizar.
Establece categorías claras y emplea separadores con colores para identificar fácilmente cada categoría. Por ejemplo, puedes tener categorías como: «Seguro del coche, Hipoteca, Seguridad Social, Hacienda, Inversiones, etc.»
Cada vez que recibas un nuevo documento que necesites mantener impreso, asegúrate de colocarlo en el clasificador que le corresponde. Igualmente, devuelve al clasificador cualquier documento que hayas sacado, una vez que ya no necesites utilizarlo.
Mantén tus documentos organizados día a día
Realiza una limpieza regular, desecha o archiva los documentos innecesarios y asegúrate de que todo esté en su lugar al final del día para que el caos no vaya a más. Es más fácil despejar tu escritorio cuando solo hay un par de documentos fuera de sitio, que esperar a que se acumulen varias decenas.
Conclusiones sobre cómo organizar una oficina en casa
La organización de una oficina en casa es esencial para lograr un entorno de trabajo eficiente y cómodo. Siguiendo los consejos y estrategias presentados en este artículo, puedes crear un espacio que fomente la productividad, el orden y la armonía.
Recuerda seleccionar cuidadosamente el espacio adecuado, planificar y diseñar tu oficina de manera inteligente, implementar un sistema de organización eficiente y mantener un ambiente limpio y ordenado. Además, aprovecha los elementos ergonómicos y establece límites claros entre tu vida personal y profesional.
